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Guide d’utilisation de Chorus Pro pour les dirigeants de PME : simplifier la facturation au secteur public

Pour une PME souhaitant vendre ses produits ou services à l’État ou à ses établissements publics, la dématérialisation des factures est une étape incontournable. Chorus Pro, la plateforme officielle de facturation électronique des marchés publics en France, est l’outil principal pour transmettre vos factures aux entités publiques. Cependant, sa mise en œuvre peut sembler complexe pour ceux qui découvrent ce système. Ce guide vise à vous accompagner concrètement dans l’utilisation de Chorus Pro, en expliquant étape par étape comment envoyer une facture, respecter les obligations réglementaires, et optimiser votre gestion financière.

Pourquoi utiliser Chorus Pro ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures électroniques destinées aux entités publiques doivent transiter par le portail Chorus Pro. Cette obligation vise à améliorer la transparence, faciliter le traitement, et réduire les délais de paiement. Pour une PME, maîtriser cet outil est essentiel pour accéder aux marchés publics et assurer une gestion saine de ses encaissements.

Les prérequis pour utiliser Chorus Pro

• Obtenir un accès sécurisé : Inscrire votre entreprise auprès d’un fournisseur de services numériques (FSN) ou directement via le portail Chorus Pro.

• Définir un mode d’authentification : Choisir entre une authentication par identifiant/mot de passe ou par certificat électronique.

• Se conformer aux formats réglementaires : La facture doit respecter le format Factur-X ou UBL, ou être convertir en PDF avec métadonnées conformes si nécessaire.

Comment envoyer une facture via Chorus Pro ?

Voici les étapes clés pour transmettre une facture à l’administration via Chorus Pro :

1. Se connecter à la plateforme

Accédez à Chorus Pro et utilisez vos identifiants sécurisés. Si vous n’avez pas encore de compte, inscrivez-vous en suivant la procédure officielle.

2. Créer une nouvelle facture

Dans le tableau de bord, cliquez sur « Créer une facture » ou « Envoyer une facture » puis sélectionnez le type de facture (facture classique, facture rectificative, etc.).

3. Renseigner les informations essentielles

• Informations sur votre entreprise : SIRET, coordonnées, numéro de TVA intra-communautaire.

• Coordonnées du destinataire (entité publique) : nom, référence, numéro de commande si applicable.

• Détails de la facture : date, numéro de facture, montant hors taxes, TVA, montant TTC.

4. Joindre le fichier de la facture

Pour respecter la réglementation, votre facture doit être dans un format numérique reconnu (Factur-X, UBL). Si vous utilisez un logiciel de facturation compatible, exportez directement le fichier. Sinon, importez en PDF avec toutes les métadonnées nécessaires.

5. Vérifier et transmettre

Avant envoi, vérifiez la cohérence des données. Chorus Pro effectuera une validation automatique. En cas d’erreur, corrigez directement dans la plateforme.

Puis cliquez sur « Envoyer » pour transmettre la facture à l’administration.

Suivi et gestion des factures

Une fois la facture envoyée, Chorus Pro permet de suivre son traitement :

• Validation par l’administration

• Enregistrement dans le système comptable

• Gestion des éventuelles erreurs ou rectificatifs

Il est recommandé de conserver une copie numérique de toutes les factures envoyées et de suivre leur statut régulièrement dans votre espace utilisateur.

Bonnes pratiques et conseils

• Utiliser un logiciel de facturation compatible : cela simplifie le formatage, l’émission et le suivi automatisé des factures.

• Respecter les délais : envoyer vos factures rapidement après prestation pour respecter les conditions de paiement.

• Former votre équipe : assurez-vous que vos collaborateurs connaissent bien la plateforme et ses exigences réglementaires.

• Vérifier la conformité : assurez-vous que vos factures soient conformes aux spécifications légales pour éviter des retards de paiement.

Ressources utiles et contacts

• Site officiel Chorus Pro

• Informations sur la facturation électronique dans le secteur public : Service-Public.fr

• Support technique Chorus Pro : assistance en ligne accessible via la plateforme

• Conseil d’expert-comptable ou DAF spécialisé dans la gestion publique peut également vous accompagner dans cette transition.

Conclusion : la clé pour une PME prête à vendre à la puissance publique

Maîtriser Chorus Pro n’est pas une étape anodine, mais c’est une nécessité pour ouvrir vos produits ou services aux marchés publics. En suivant ces étapes, en utilisant les ressources adéquates, et en restant rigoureux dans la gestion de vos factures, vous positionnez votre PME pour une relation sereine avec l’administration et de meilleures opportunités de croissance dans la sphère du secteur public.

Commencez dès aujourd’hui à vous former sur cette plateforme, et n’hésitez pas à faire appel à des spécialistes si besoin. La dématérialisation n’est pas une fin en soi, mais un levier pour sécuriser et fiabiliser votre activité commerciale.