Structuration de l’entreprise pour les marchés publics

Répartir les rôles entre dirigeants et opérationnels : une étape clé pour réussir dans la démarche de contractualisation avec la Défense

Pour une PME souhaitant devenir fournisseur de la Défense, une organisation claire et efficace est indispensable. La répartition des rôles entre dirigeants et opérationnels conditionne la réussite de votre adaptation aux exigences spécifiques du secteur public et de la filière de la défense. Cet article vous guide pour structurer cette répartition et optimiser la gouvernance de votre entreprise dans cette démarche stratégique.

Pourquoi une répartition claire des rôles est essentielle dans le secteur de la Défense

Le secteur de la Défense impose des exigences strictes en matière de conformité, de gestion des risques, de cybersécurité, mais aussi de qualité et de délais. Pour répondre efficacement, votre PME doit organiser ses responsabilités :

• Assurer la conformité aux cahiers des charges et réglementations

• Gérer les aspects financiers et contractuels

• Déployer les ressources opérationnelles adaptées

• Maintenir la cohérence stratégique à long terme

Une répartition claire entre dirigeants et opérationnels permet d’éviter les doublons, les oublis ou les lenteurs, tout en responsabilisant chaque acteur selon ses compétences.

Les rôles du dirigeant dans une PME se positionnant sur le marché de la Défense

1. La vision stratégique et l’engagement global

Le dirigeant doit définir la stratégie globale : est-ce que votre PME souhaite se positionner sur des marchés de niche ou viser la compétitivité à grande échelle dans la filière Défense ? Cette vision guide toutes les décisions d’investissement et d’organisation.

2. La conformité réglementaire et la gestion des relations avec l’État

Le dirigeant supervise les démarches administratives, la conformité des dossiers de candidature, et noue des relations avec les autorités comme la DGA (Direction Générale de l’Armement) ou l'UGAP, en assurant la légalité de la procédure.

3. La validation des investissements et des ressources

Il décide des investissements en cybersécurité, certifications, formation, et ressources humaines nécessaires pour répondre aux standards. C’est lui aussi qui définit la politique de gestion des risques.

4. La représentation de l’entreprise lors des démarches officielles

Le dirigeant reste souvent la voix officielle auprès des institutions publiques partenaires et garantit la crédibilité de l’entreprise dans ses engagements contractuels.

Les rôles des opérationnels dans cette démarche

1. La mise en œuvre des projets et des exigences techniques

Les équipes opérationnelles gèrent concrètement la production, la conformité technique, la qualité, et la sécurité, notamment en cybersécurité. Elles traduisent les exigences du marché en actions quotidiennes concrètes.

2. La gestion de la relation avec les partenaires et sous-traitants

Les opérationnels catégorisent et coordonnent avec fournisseurs, sous-traitants, et partenaires pour respecter les délais et normes imposés par la Défense.

3. La documentation et la traçabilité

Les équipes doivent assurer la rigueur dans la documentation, qui est souvent vérifiée en cas d’audit ou de contrôle. La traçabilité est clé dans la filière défense.

4. Le maintien à jour des compétences et certifications

Les opérationnels sont responsables de suivre la formation continue, notamment en cybersécurité, afin de respecter les standards en vigueur.

Comment organiser cette répartition : bonnes pratiques

• Clarifier les responsabilités : rédiger une charte interne de responsabilités entre direction et opérationnels.

• Mettre en place une gouvernance adaptée : créer un comité stratégique de pilotage avec des représentants de chaque niveau.

• Définir des processus de coordination : établir des réunions régulières pour suivre l’avancement des démarches et des projets.

• Former et responsabiliser : prévoir des formations spécifiques pour les opérationnels sur les exigences de la Défense et la cybersécurité.

• Utiliser des outils de gestion adaptés : logiciels de gestion de projets, ERP, ou outils de suivi réglementaire, pour assurer la transparence et la traçabilité.

Exemple concret : structurer la démarche au sein d’une PME

Une PME spécialisée en électronique souhaite répondre aux appels d’offres de la Défense. Elle décide :

• Le dirigeant définit la stratégie : viser la certification ISO 27001 et la qualification Opérationnelle de défense.

• Une équipe technique dédiée est chargée de développer et tester les produits, sous la supervision d’un manager opérationnel.

• Un responsable cybersécurité opérationnel assure la conformité continue et la formation des équipes.

• La direction organise des points réguliers pour suivre l’avancement, valider les budgets et ajuster la stratégie.

Grâce à cette organisation claire, la PME adapte ses processus, rassure ses partenaires, et renforce ses chances de succès.

Conclusion : une étape pour passer à l’action

Répartir les rôles entre dirigeants et opérationnels est une étape incontournable pour répondre avec succès aux exigences de la Défense. Cela demande une organisation interne précise, des responsabilités bien définies, et une communication fluide. En structurant cette répartition, votre PME gagne en efficacité, en crédibilité, et en capacité à saisir de nouvelles opportunités.

Pour aller plus loin, commencez par faire un état des lieux de votre organisation actuelle et envisager une réunion stratégique pour définir clairement ces rôles. L’objectif : bâtir une gouvernance adaptée, pour faire de votre PME un partenaire fiable pour la Défense.